Universidad Nacional de Educación a Distancia

Acceso a la portada del web UNED

Gestión Económica

   

GESTIÓN ECONÓMICA

Cláusula de protección de datos

Toda la documentación (facturas y formularios según el tipo de pago) correspondiente a los expedientes de gastos deberá ser enviada al Servicio de Formación Permanente (formacionpermanente@adm.uned.es), para proceder a su tramitación.

FACTURAS

Las facturas deben ser originales y emitidas a nombre de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (CIF Q-2818016D) debiendo constar el CIF de la empresa, fecha de emisión, nº de factura, y el importe total, tipo e importe de IVA. Es imprescindible para una correcta tramitación de los expedientes que la factura describa el suministro o el servicio facturado.

Todos los proveedores obligados a relacionarse electrónicamente a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas (artículo 14 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas) deberán presentar las facturas a través de factura electrónica (FACe).

Según la normativa interna de la UNED, aquellos proveedores que estuvieran exentos de esta obligación presentarán sus facturas a través del registro electrónico siempre y cuando sean inferiores a 1.000€; para facturas iguales o superiores a 1.000 € deberán presentarse a través de FACe.

Además de los datos que normativamente estuvieran ya fijados, todas las facturas que se tramiten por el Servicio de Formación Permanente deben incluir los siguientes datos identificativos junto con los códigos correspondientes:

OFICINA CONTABLE: U02800002 UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIÓN A DISTANCIA. SERVICIO DE CONTABILIDAD

ÓRGANO GESTOR: GE0003184 TÍTULOS PROPIOS

UNIDAD TRAMITADORA: U02800011 DEPARTAMENTO DE APRENDIZAJE PERMANENTE

ÓRGANO PROPONENTE: [Nombre y código del curso]

La inclusión de los códigos correctos en las facturas garantiza que, una vez registradas, sean recibidas en el Servicio de Formación Permanente.

TIPOS DE GASTO

Los formularios, según los tipos de gasto del curso, deberán ser cumplimentados y firmados por el director del curso, a excepción de aquéllos en los que expresamente se especifique que son competencia del Vicerrectorado de Formación Permanente para el Desempeño Profesional y Desarrollo Social (i.e., remuneraciones del propio director, comisiones de servicio del equipo docente de la UNED y conferencias impartidas por el director).

Todos los formularios se firmarán preferentemente con firma electrónica, sin fecha de la firma. En todo caso se debe respetar la cronología del expediente: autorización con fecha anterior al inicio de las tareas y certificado con fecha posterior a la finalización de las tareas. 

La documentación que se debe enviar al Vicerrectorado varía según sea equipo docente o colaborador docente ocasional.

En el caso de colaboradores con vínculos de consanguinidad/afinidad que, a su vez, pertenezcan al cuerpo de PDI de la UNED y trabajen en áreas afines, el director deberá justificar en el Vicerrectorado la idoneidad de dicho colaborador, siendo en este caso el Rector quien autorice los pagos derivados de la participación docente. No se aceptarán familiares como colaboradores docentes ocasionales.


A – Equipo Docente

Las cuantías propuestas deberán cumplir con lo establecido en el RD 1450/1989 de 24 de noviembre, por el que se modifica parcialmente el RD 1930/1984 de 10 de octubre.

Para la asignación económica del equipo docente es imprescindible remitir al vicerrectorado la documentación correspondiente, teniendo presente que la  fecha de firma de la autorización debe ser anterior al inicio de las tareas:

  • Autorización de abono y certificación de tareas del director/codirector (formulario 1.3)
  • Autorización de abono y certificación de tareas del director/codirector como colaborador docente (formulario 1.3.1)
  • Autorización de abono y certificación de tareas del resto del equipo docente (formulario 1.2)
  • Declaración de compatibilidad Ley 53/1984, para colaboradores externos o directores adjuntos que no sean docentes de la UNED (formulario 5.3)

B - Colaboraciones docentes ocasionales

Los colaborares docentes de carácter ocasional son aquellos que, sin ser parte del equipo docente, realizan tareas docentes puntuales no prevista en el inicio del curso (corrección de ejercicios, actualización de materiales, etc…).

En estos casos, es imprescindible remitir al vicerrectorado la siguiente documentación:

Para tramitar los gastos correspondientes a la adquisición de material no inventariable o prestación de servicios, será necesario enviar al vicerrectorado la documentación que se explica en los apartados siguientes.

En el caso de servicios referidos a campañas de difusión y divulgación de los cursos, online o con inserciones en prensa, deberán aportarse comprobantes, o cualquier otro documento acreditativo de la ejecución de la campaña en los medios y soportes contratados.

Todas las referencias que se hagan a cuantías se considerarán con IVA excluido.

Los gastos de cualquier cuantía relacionados con las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC) requieren preceptiva autorización previa por parte del Ministerio competente, tramitada a través de este Servicio. Para ello, se deberá remitir memoria y presupuesto del gasto previsto con antelación a la factura.


A – Pagos Menores

Se consideran pagos menores los siguientes gastos:

  • Los de importe inferior a 1.000 €
  • Los gastos de taxis, restauración y servicios de aparcamiento, siempre que no superen los 1.000 €
  • La compra de prensa diaria
  • Cualquier otro gasto que tenga la consideración de suplido

En estos casos se deberá enviar la autorización del gasto de material no inventariable/servicios (el director deberá detallar los trabajos o prestación de servicios que se van a realizar) y el acta de recepción del material no inventariable/servicios o certificado de Conformidad con el servicio (formulario 2.1 / 2.2).


Material impreso/oficina

Todo el material impreso, sobres impresos, material de oficina (bolígrafos, carpetas, archivadores, pendrives, etc.), papel y tóner que vaya a abonarse con cargo a los presupuestos de los cursos de Formación Permanente, deben pedirse a las empresas adjudicatarias de los concursos que aparecen en nuestra web (Gerencia, Perfil contratante, material de oficina), utilizando las hojas de pedidos específicas para Formación Permanente. En este enlace, también aparecen unos documentos en formato Excel en los que se lista el material disponible en cada concurso.


Material fuera de concurso

Para pedidos de material fuera de concurso (material de oficina no homologado), como excepción debidamente justificada, se seguirá el siguiente procedimiento:

  1. Desde el Servicio de Formación Permanente se remitirá al Servicio de Contratación y Patrimonio una memoria explicativa justificando la necesidad del gasto firmada por el Director del Curso, indicando los códigos de la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora para la emisión de la factura correspondiente.
  2. El Servicio de Contratación y Patrimonio solicitará presupuesto a las tres empresas mejor puntuadas en los procedimientos convocados para el suministro de este material, con el fin de realizar el pedido a la oferta más económica.
  3. Posteriormente, se devolverá la memoria justificativa al Servicio de Formación Permanente, si es original, y los tres presupuestos para incluirlos en el expediente y continuar con el proceso de pago.

B – Contratos Menores

Se consideran contratos menores aquellos que, no teniendo la consideración de pagos menores, no tengan un plazo de duración superior a un año y además no superen las siguientes cuantías:

15.000 € para servicios y suministros destinados a servicios generales y de infraestructura y 40.000 € para obras.

50.000 € para los servicios y suministros destinados específicamente para docencia o investigación, no vinculados a servicios generales y de infraestructura del órgano de contratación.

Los gastos periódicos y repetitivos en el mismo ejercicio presupuestario, siempre que no sean gastos que se repiten año tras año y que no haya sido posible su planificación, cuyo importe anual vaya a ser superior a 1.000€ e inferior a los límites del contrato menor, deberán ser considerados en cómputo anual y tratados como un único contrato. En estos contratos, además de la documentación que figura a continuación, se deberá incluir una memoria y autorización genérica en la que se indique la cuantía anual del gasto previsto y el adjudicatario propuesto.


Contratos menores en los que el presupuesto sea superior a 1.000€ e inferior a 5.000€

El procedimiento que se debe seguir la dirección del curso es el siguiente:

  1. Promover la concurrencia solicitando al menos tres ofertas debiendo constar en el expediente las ofertas recibidas y la solicitud de las mismas. En caso de no ser posible se deberá de justificar motivadamente la no procedencia de tal petición de ofertas.
  2. Cumplimentar el modelo 37 .
  3. Enviar acta de recepción del material no inventariable/servicios o certificado de conformidad con el servicio (formulario 2.2).

Contratos menores en los que el presupuesto sea superior a 5.000€ e inferior a 50.000€

El procedimiento que ha de seguir el director del curso es el siguiente:

  1. Promover la concurrencia solicitando al menos tres ofertas debiendo constar en el expediente las ofertas recibidas y la solicitud de las mismas. En caso de no ser posible se deberá de justificar motivadamente la no procedencia de tal petición de ofertas.
  2. Cumplimentar y remitir al Servicio de Formación Permanente el informe modelo 38, antes de realizar cualquier gasto por este procedimiento contractual.

La Gerencia autorizará expresamente la continuación del procedimiento de contratación.

  1. Enviar acta de recepción del material no inventariable/servicios o certificado de conformidad con el servicio (formulario 2.2)

La solicitud del material inventariable se debe realizar a través del formulario modelo 24 , que, una vez cumplimentando, se enviará al Servicio de Formación Permanente (formaciónpermanente@adm.uned.es) para su tramitación con la Comisión de Gestión de Inversores (CGI).

Tanto el modelo 24 como el procedimiento, catálogo e instrucciones de la Comisión de Gestión de Inversiones (CGI) se encuentra publicado en la página de Gerencia en el siguiente enlace.

Una vez autorizada la solicitud por el CGI y recibido el material , se cumplimentará el boletín de entrega de material informático con el número de serie y el número de local (ubicación).

Las solicitudes autorizadas por la CGI para la adquisición fuera de concurso, recibido el material, para tramitar su abono, se cumplimentarán los formularios de autorización de gasto y acta de recepción (formulario 3.1/3.2)

 

El importe máximo por persona en las comidas derivadas de reuniones de trabajo será 18 € más IVA, no pudiéndose abonar almuerzos de trabajo de menos de dos personas (Consejo de Gobierno, 18/12/2012). Si el importe por persona fuera mayor a esa cantidad, será necesario realizar previamente una solicitud motivada de incremento del importe para que sea autorizada por el Vicerrector primero.

Para tramitar los gastos derivados de almuerzos de trabajo será necesario aportar:

  • Autorización de gasto de almuerzos de trabajo y Certificado de realización de gastos de almuerzos de trabajo (se proporcionará la identificación de los asistentes a la comida, nombre, apellidos y DNI) (Modelos 4.1/4.2)
  • La factura donde figure el número de comensales y los menús, quedando excluidos los extras como tabaco, licores, propinas y similares.

El importe máximo que se abonará a los profesores de la UNED por impartición de una conferencia es de 330, al personal ajeno a la UNED será desde 150 euros a 500 euros en función del tipo de colaboración y categoría del invitado. En circunstancias excepcionales, si la cuantía tuviese que ser superior, será necesario realizar una solicitud motivada del incremento del importe al Vicerrector primero. En ambos casos solamente podrá impartirse una conferencia al día.

La dirección e impartición de conferencias en seminarios, congresos, convenciones u otros actos académicos no podrá superar, en ningún caso, el límite de 75 horas anuales por conferenciante.

Para tramitar los gastos derivados por la impartición de conferencias será necesario aportar:

  • Propuesta y autorización de gasto derivado de impartición de conferencia y certificado de impartición de conferencia (modelos 5.1/5.2 a)
  • Propuesta y autorización de gasto derivado de impartición de conferencia y certificado de impartición de conferencia por el director del curso (modelos 5.1/5.2b).
  • Declaración de compatibilidad Ley 53/1984, firmada por el conferenciante (modelo 5.3)

Las comisiones de servicio con derecho a indemnización son los cometidos especiales que circunstancialmente se ordenan al personal al servicio de la UNED y que deba desempeñar fuera del término municipal donde radique su residencia oficial.

En lo referente a la duración y lugar de la comisión, cuando la reunión o congreso tenga lugar en territorio nacional o continental, se podrá autorizar un día antes y un día después de su celebración. Cuando se celebre en otro continente, se tendrá derecho a dos días antes y dos días posteriores a su celebración.

Desde este enlace de la página web de Gerencia puede seguir las instrucciones para la gestión de los servicios de viajes, que deberá realizarse con la agencia Viajes Halcón.

Antes del desplazamiento, se enviará la documentación de aceptación del objeto del viaje (inscripción al congreso, admisión de conferencia o similar) para la firma del Vicerrector de Formación Permanente con suficiente antelación a la salida del desplazamiento por el que solicita indemnización, junto con la solicitud de autorización que corresponda (razón del servicio y declaración de itinerario):

  • Solicitud de autorización de gasto de desplazamiento y percepción de indemnización (modelo 15 PDI)
  • Solicitud de autorización de gasto de desplazamiento y percepción de indemnización personal no UNED (los gastos de manutención y alojamiento deberán asimilarse a lo previsto para el personal de la UNED respecto a la cuantía y liquidación de sus gastos (según el Real Decreto 462/2002 de indemnizaciones por razón del servicio) (modelo 6.3)

Después del desplazamiento, en el plazo de 10 días siguientes a la realización del viaje, el director debe presentar la siguiente documentación:

  • Certificado de asistencia
  • Declaración de itinerario y alojamiento (modelo 6.2)
  • Justificantes de gastos de locomoción dependiendo de los medios previamente autorizados en la comisión de servicios: Billetes de avión, tarjetas de embarque, billetes de tren. Recibos de taxi, bus, garaje, peajes.

El trabajo realizado por el Personal de Administración y Servicios fuera de la jornada ordinaria de trabajo es el realizado exclusivamente con posterioridad al preceptivo marcaje de salida dentro de la aplicación del Portal del empleado.

El procedimiento para la tramitación de esta prestación de servicios de apoyo por el PAS en los cursos de Formación Permanente fuera de su jornada ordinaria de trabajo es la siguiente:

  1. El director/a del curso cumplimentará la solicitud de retribuciones en el que describirá la actividad a realizar, el período de tiempo previsto para su desarrollo, nombre y apellidos de la persona que prestará los servicios, y el importe a abonar con cargo al presupuesto del curso (formulario 8.1).
  2. Una vez firmada por el director/a del curso, la solicitud deberá ser entregada para su firma al Administrador/a de la Facultad/Escuela a la que esté adscrito.
  3. El director/a del curso, una vez prestado el servicio, certificará la realización de los trabajos y autorización de cuantías previamente aprobadas indicando con precisión los días y horas de realización de las tareas (formulario 8.2).
  4. Finalmente, ambos formularios (8.1 y 8.2), junto con la declaración jurada o promesa de que todas las tareas se han llevado a cabo fuera del horario laboral, serán remitidos al Sevicio de Formación Permanente para completar su tramitación.

La transferencia de crédito, a propuesta del director de un curso de Formación Permanente a  otro centro de gasto (Facultad/Departamento/Instituto Universitario/Vicerrectorado de Investigación), ha de cubrir necesidades no específicamente vinculadas a un curso, pero sí a la docencia o investigación (aprobado en CG, 17/06/2015).

El procedimiento para la tramitación de la propuesta de transferencia de crédito es la siguiente:

  1. El director/a del curso solicitará por escrito al Vicerrectorado de Formación Permanente para el Desempeño Profesional y Desarrollo Personal la transferencia de crédito indicando:
  • Curso y código desde el que se transfiere
  • Cantidad a transferir
  • Centro de gasto al que se transfiere
  • Motivación por la que se realiza la propuesta
  1. El responsable administrativo del Servicio de Formación Permanente certificará la existencia de crédito y cumplimentará el documento de solicitud de modificación presupuestaria.
  2. Se enviará al director/a del curso para su firma, quién lo devolverá al Servicio de Formación Permanente.
  3. Finalmente, desde este Servicio se enviará al Departamento de Presupuestos y Sistemas para que materialice la modificación presupuestaria, que será notificada por correo electrónico al Director del curso de origen de la transferencia.

A.-Elaboración de material didáctico

En aquellos cursos en los que el material didáctico sea impreso se la adquisición se deberá realizar a través de la empresa adjudicataria.

Los pedidos se deberán tramitar a través del negociado de producción de la editorial. Para lo cual, el autor puede ponerse en contacto con la Editorial UNED, Sección de Coordinación de Producción (negociado.produccion@adm.uned.es) –Tfno: 91 398 7487/7486) e indicar lo siguiente en el pedido:

  • Código y nombre del curso
  • Director del curso
  • Número de ejemplares
  • PDF del libro. Preferentemente sin curso en cubierta e interiores, con el fin de aprovechar el stock sobrante para otros cursos académicos. Informamos que el PDF a color encarece mucho el libro

Posteriormente, el servicio de Formación Permanente tramitará el cargo de la factura al curso correspondiente.

Desde la convocatoria 2015/2016 no está permitida la compra y el envío de bibliografía a los estudiantes por los profesores del curso. Los estudiantes pueden adquirir los libros a través de la librería virtual de la UNED o por cualquier otro medio. Únicamente se podrán imputar a los gastos del curso las compras de aquellos libros que sean necesarios para el equipo docente.


B.- Envío de material didáctico

Aquellos profesores que decidan enviar sus materiales al almacén de publicaciones de la UNED, para que se proceda a su distribución entre sus estudiantes, deberán  enviar:

  • Un correo electrónico a afernadezg@pas.uned.es, indicando título del libro y nombre y código del curso. Se debe adjuntar un Excel con los datos de los destinatarios (nombre, dirección completa, teléfono y correo electrónico).
  • Etiquetas impresas con la dirección de los destinatarios al Almacén de Publicaciones UNED (Av. Esparta, 9. Ctra. de Las Rozas al Escorial Km 5 (Monterrozas). 28232 Las Rozas. Madrid).

C.- Publicidad impresa

Para la publicidad de los cursos que se realicen en soporte impreso (folletos, trípticos, etc.) puede ponerse en contacto con el Servicio de Formación Permanente (ext. 7404 - formacionpermanente@adm.uned.es).