1. ¿Cómo depositar artículos, libros, capítulos o actas de congresos en e-Spacio?

1. Rellena este formulario: https://forms.office.com/e/LVDV90gLPs  

2. Comprueba qué versión puedes depositar y firma la autorización correspondiente (solo es necesaria la primera vez que se realiza un depósito). 

3. Escoge los documentos que vas a depositar y hazlos en un solo envío si es posible. Se pueden adjuntar hasta 10 archivos por formulario. El equipo de biblioteca nos encargamos de depositar los trabajos y enviarte por correo los identificadores persistentes (Handle) cuando estén todos publicados.  

4. Nombra adecuadamente los archivos y la autorización (sin espacios, tildes o caracteres especiales):
   APELLIDO1_APELLIDO2_ Nombre_Título_Abreviado.PDF 
   APELLIDO1_APELLIDO2_ Nombre_Autorización.PDF  
   No uses eñes ni signos diacríticos como acentos y separa las palabras con guiones bajos. 

2. ¿Qué versión de mi artículo tengo que depositar? 

 La mayoría de las revistas permiten el depósito en repositorios de alguna versión del artículo. Esta versión depende de la política de cada revista y de la modalidad de publicación (si se ha pagado una tasa por publicar en acceso abierto, entonces permiten depositar la versión final disponible online, llamada también VoR). 

Hay 3 tipos de versión: 

• preprint: manuscrito que se envía a una revista, sin revisión por pares 

• versión aceptada: El mandato vigente exige el depósito, como mínimo, de la versión final aceptada, es decir, la versión que ya ha pasado por el proceso de corrección por pares y ha sido aceptada para la publicación, pero que aún está pendiente de maquetación, numeración, etc. Esta versión recibe diferentes nomenclaturas, tales como versión aceptada, postprint, accepted version, o Author Accepted Manuscipt (AAM). Más información 
• versión final o VoR: idem que el anterior pero con maquetación (logos, membrete editorial, maquetación textual, etc.) 

3. ¿Cómo comprobar qué versión puedo depositar? 

• Contrato firmado con la editorial 
• Página web de la revista o editorial 
• Herramientas como Open Policy Finder o Dulcinea 

4. Quiero depositar un trabajo en colaboración con otros autores. ¿El resto de autores tiene que autorizar también el depósito en el repositorio o puedo hacerlo yo en su nombre? 

Al firmar la autorización de depósito que ha de acompañar el envío de los trabajos al repositorio, el autor/a de la UNED declara contar con el permiso del resto de autores de la obra para su depósito, sin necesidad de que ellos tengan que firmar otra autorización adicional. 

5. ¿Puedo depositar un artículo que no ha sido publicado en acceso abierto por la editorial original?  

La normativa vigente obliga al depósito de toda la producción científica (artículos a partir de 2011) independientemente de si se ha publicado originalmente en acceso abierto o no. La inmensa mayoría de revistas científicas permite el depósito en repositorios institucionales de alguna versión del artículo (versión aceptada o versión final).  

6. ¿Cómo deposito libros y/o capítulos que no han sido publicados en acceso abierto por la editorial original? 

• El depósito de libros y/o capítulos, independientemente de si se ha publicado originalmente en acceso abierto o no, solo es obligatorio para los publicados a partir de septiembre de 2022 (independientemente de que se presenten a convocatorias de evaluación de la investigación; en esas convocatorias lo que se valora es que el documento esté en acceso abierto, no el mero depósito).  
• Si en el contrato con la editorial no te has reservado el derecho de difusión en el repositorio, ponte en contacto con ella y solicita su autorización para depositar alguna versión del manuscrito en acceso abierto en el repositorio de la UNED. 
• Si no te conceden la autorización y su depósito es obligatorio, pondremos el documento en acceso cerrado. 

7. ¿Si mis trabajos publicados en acceso abierto ya están disponibles a través del Portal de la investigación de la UNED, por qué tengo que enviarlos también al repositorio?  

El Portal de Investigación es una infraestructura que se nutre de y remite a diversas bases de datos (de pago en algunos casos) pero no alberga los trabajos ni los hace accesibles a la sociedad. A algunos de los artículos referenciados en el portal solo puede acceder con sus claves la comunidad UNED, mientras que en el repositorio son de libre acceso para cualquiera.   

 El repositorio institucional gestiona los objetos digitales y difunde la producción científica de la universidad, esto significa que preserva los archivos perpetuamente, además de asegurar que siempre estén disponibles gracias a los identificadores persistentes. Garantiza el cumplimiento de los mandatos de ciencia abierta recogidos en la Ley de Ciencia y la LOSU, además de los requisitos de agencias de financiación.  Además, mediante la asignación de metadatos específicos, permitimos que los documentos sean recolectados por agregadores científicos nacionales (Recolecta), europeos (OpenAire) e internacionales; así como motores de búsqueda como Google Scholar.   

8. ¿Qué debo presentar en cualquier convocatoria (sexenios, acreditación, premio extraordinario de doctorado, etc.) como muestra de haber depositado en un repositorio de acceso abierto? 

El identificador persistente Handle que te enviaremos cuando deposites nuevos trabajos. Para trabajos ya depositados, búscalos en e-Spacio y copia el Handle. 

9. ¿Cómo consultar las estadísticas de visitas y descargas de mis trabajos? 

Primero hay que buscar en el repositorio el trabajo que se quiere consultar y, una vez dentro del registro, pinchar en la barra superior de navegación en "Estadísticas". Si necesitaras estadísticas del antiguo repositorio, pídenoslas: repositoriobiblioteca@adm.uned.es  

10. Intento identificarme en el repositorio e-Spacio y no lo consigo.  

La consulta del repositorio es de acceso libre y no precisa identificación. Actualmente el sistema de autenticación solo está disponible para el personal bibliotecario. Se habilitará cuando esté disponible el autoarchivo, que dotará a la comunidad UNED de plena autonomía para depositar sus trabajos. De momento, el procedimiento para depositar es delegado a través de este formulario: https://forms.office.com/e/LVDV90gLPs 

11. Cómo depositar un TFM/TFG 

Una vez defendido y superado un Trabajo Fin de Grado (TFG) o Trabajo Fin de Máster (TFM) puede difundirse en acceso abierto a través del repositorio institucional de la UNED, siempre que se cuente con la autorización del responsable del Trabajo. Para ello, el alumnado ha de contactar con el responsable del Máster o Grado o con la Secretaría del Departamento. (e-Spacio no acepta nunca ningún trabajo enviado directamente por el autor y sin autorización del responsable académico.) 

• Si se desea que el trabajo esté en e-SpacioUNED, pero no accesible a texto completo, puede alternativamente realizar un resumen de este. En este caso, también lo deberá enviar el responsable académico.  
• Para hacer el envío al repositorio es preciso rellenar este formulario. Modelo de autorización para TFM/TFG: autorización TFM-TFG. 
• Los archivos habrán de ser nombrados indispensablemente de la siguiente manera para que se atienda la solicitud:   
  • Apellidos_Nombre_TFM  
  • Apellidos_Nombre_AutorizaciónTFM       
  • Apellidos_Nombre_TFG  
  • Apellidos_Nombre_AutorizaciónTFG       
    * No usar eñes ni signos diacríticos, como acentos y separar las palabras con guiones bajos _   

Para más información: consulta la Guía del repositorio de documentos 

1. ¿Cómo depositar un conjunto de datos en e-SpacioDatosUNED (e-ciencia Datos)? 

• Si no dispones de una cuenta de usuario en e-SpacioDatosUNED es necesario solicitarla a: repositoriobiblioteca@adm.uned.es  
• El depósito debe realizarlo el propio investigador/a mediante autoarchivo, que será revisado y validado por un equipo de la Biblioteca de la UNED previamente a su publicación final.   
• Una vez publicado, recibirás un correo de confirmación con el DOI de tu dataset(s)  
• Para hacer el autoarchivo necesitarás:  
  • Conjunto de datos finales (limpios, anonimizados, organizados, etc.).   
  • Archivo readme.txt según la plantilla de archivos readme de e-SpacioDatosUNED, disponible en inglés y español. Puede adjuntarse otra documentación si fuera necesario. 
• Puedes consultar la Guía para la creación de datasets en el repositorio e-SpacioDatos

2. ¿Qué se considera datos de investigación? 

La Ley Orgánica 2/2023, de 22 de marzo, del Sistema Universitario (LOSU) define datos como “aquellas fuentes primarias necesarias para validar los resultados de las investigaciones”. 

Además, la Estrategia Nacional de Ciencia Abierta de 2022 ejemplifica algunos tipos de datos como “resultados de experimentos, mediciones, observaciones resultantes del trabajo de campo, resultados de encuestas, grabaciones de muestras físicas, documentación, código, configuraciones de instrumentación, estadísticas e imágenes”. 

Se denomina dataset al conjunto de datos reunidos durante la ejecución de un proyecto de investigación. 

3. ¿Cómo preparar los datos para el depósito? 

Antes de realizar el depósito de los datos, es conveniente organizar el conjunto de datos para favorecer su reutilización. Algunas de las recomendaciones de la biblioteca de la UNED son:  

• La versión de los datos depositada ha de ser la versión final, es decir, los datos han de haber sido refinados y limpiados, y, si fuera necesario, anonimizados o pseudonimizados. 
• El conjunto de datos debe estar bien documentado con al menos un archivo readme.txt. Adicionalmente, pueden incluirse guías de entrevistas o encuestas, cuadernos de código, archivos, diccionarios de datos, etc. 
• Los nombres de los archivos deben ser claros y la organización lógica. Además, se desaconseja el uso de tildes y diacríticos, así como el uso de espacios, usándose de manera preferente el guion bajo. Si es necesario, puede incluirse una lista de archivos en el archivo readme.txt. 
• Si existen publicaciones relacionadas con el conjunto de datos, deben incluirse en los metadatos y en el archivo readme.txt. 

4. ¿Qué formatos de datos puedo depositar? 

• Para garantizar el acceso, reutilización y la preservación a largo plazo es una buena práctica:

  • utilizar formatos abiertos, no propietarios
  • formatos que no pierdan información al comprimirse como: wav o tiff
  • formatos sin cifrar ni compilar
  • no se recomienda el uso de ficheros comprimidos
  • Datos tabulares: los datos han de estar organizados en formatos listos para su tratamiento computacional (tidy data). Guía práctica para la publicación de datos tabulares en archivos CSV.
     

• Es conveniente elegir formatos de archivos FAIR en función del tipo de datos que contengan:

  • Contenedores: TAR, GZIP, ZIP
  • Bases de datos: XML, CSV, JSON
  • Geoespacial: SHP, DBF, GeoTIFF, NetCDF
  • Video: MPEG, AVI, MXF, MKV
  • Sonido: WAVE, AIFF, MP3, MXF, FLAC
  • Estadísticas: DTA, POR, SAS, SAV
  • Imágenes: TIFF, JPEG 2000, PDF, DNG, GIF, BMP, SVG
  • Datos tabulares: CSV, TXT
  • Texto: XML, PDF / A, HTML, JSON, TXT, RTF
  • Archivo web: WARC

5. ¿Qué son los datos FAIR y cómo asegurar su cumplimiento? 

 Los principios FAIR son una serie de principios que aseguran que los datos de investigación que depositamos en el repositorio son fáciles de encontrar, accesibles, interoperables y reutilizables, es decir, los principios FAIR aseguran que las investigaciones sean replicables y que los datos recolectados para una investigación puedan usarse también en otros proyectos.  

 Una buena documentación del conjunto, unida al depósito en un repositorio de confianza como e-SpacioDatos asegura el cumplimiento de los principios FAIR. 

 Si tienes dudas de si un conjunto de datos cumple los principios FAIR, existen herramientas como FAIR-Checker que evalúan de manera automática si un conjunto de datos es FAIR al insertar su DOI. 

6. ¿Cómo obtener un DOI o Handle para el conjunto de datos? 

El repositorio e-SpacioDatos genera un DOI de manera automática que estará activo una vez se publique el dataset. 

7. ¿Es posible obtener una url privada de previsualización antes de que mi dataset esté publicado? 

Sí, e-SpacioDatos permite, antes de que el dataset se publique, obtener dos tipos de url privada que permiten acceder a los ficheros depositados y a sus metadatos: 

1. Url de previsualización general. Se suele usar para compartir con editoriales, coautores, etc., antes de la publicación. 
2. Url de previsualización anónima: en este caso se ocultan todos los metadatos que permiten la identificación de los autores/as excepto el nombre del repositorio. Se suele usar para revisión por pares doble ciego. 

Si la necesitas, solicítanosla a repositoriobiblioteca@adm.uned.es 

1. Instrucciones para depositar publicaciones en e-Spacio UNED 
2. Instrucciones para depositar datos en e-cienciaDatos 
3. Biblioguía UNED sobre el depósito de datos en e-cienciaDatos 
4. Qué versión de mi artículo depositar (entrada de blog) 
5. Qué versión de mi artículo, libro, capítulo o conjunto de datos depositar (video)