Gestion y Administracion

La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público establece un conjunto de medidas dirigidas a mejorar la protección de los proveedores:

• El establecimiento de la obligación de presentación en un registro administrativo de las facturas expedidas por los servicios que presten o bienes que entreguen a una Administración Pública, en el marco de cualquier relación jurídica.
• La creación de un registro contable de facturas gestionado por el órgano o unidad que tenga atribuida la función contable.
• El impulso del uso de la factura electrónica en el sector público, de modo obligatorio, con carácter general, a partir del 15 de enero de 2015.

A efectos de adecuar los procedimientos económico-administrativos a la citada normativa, la Universidad ha dictado las siguientes normas de procedimiento:

1. Las entidades relacionadas en el artículo 4 de la Ley 25/2013 estarán obligadas a presentar factura electrónica a través de FACe, cuando el importe de la misma sea igual o superior a 1.000 €.
2. TODAS LAS FACTURAS, deberán incluir la siguiente información y datos identificativos (CÓDIGOS DIR3):

   UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIÓN A DISTANCIA, CIF: Q2818016-D

   • Oficina Contable: U02800002 (UNED)
   • Unidad Tramitadora: U02800068 (Administración de la Facultad de Ciencias)
   • Órgano Gestor: Centro al que se le imputará el gasto. Facultad, Departamento, Proyecto de investigación o Cursos de P.F.P y Enseñanza Abierta. Ver relación de códigos DIR3.
   • Órgano Proponente (cuarto campo no obligatorio)

   En el caso de facturas que correspondan a Proyectos de Investigación, Cursos o cualquier otro centro de gasto que necesite información adicional respecto a los tres campos anteriores, la persona que realiza la compra indicará al proveedor:

3. Proyecto de Investigación: nombre y apellidos del Investigador Principal
4. Cusos PFP/EA: nombre y apellidos del Director del Curso.

3 - TODAS LAS FACTURAS pendientes de pago tendrán entrada en un registro administrativo:

Registro General no recogerá documentación del proveedor en papel.

IMPORTE SUPERIOR A 1.000 euros: FACe

• Serán subidas por las empresas en el Registro Electrónico Central (REC) de la AGE, a través del sistema de recepción de facturas electrónicas: FACe. https://face.gob.es/es/

  El formato de factura electrónica admitido por la plataforma es FACTURAE. Para más información sobre dicho formato consulte la dirección www.facturae.es

IMPORTE INFERIOR A 1.000 euros: FACe o Registro Electrónico

• Los proveedores que estuvieran exentos de esta obligación según la normativa interna de la UNED, (importe inferior a 1.000 euros) podrán presentar sus facturas por FACe o a través del REGISTRO ELECTRÓNICO.

REGISTRO ELECTRÓNICO

Alta de Registro Electrónico: en dos sencillos pasos podrá dirigir un registro a la Administración General del Estado.

Datos a cumplimentar:

ORGANISMO DESTINATARIO:

• Nivel de Administración: seleccionar UNIVERSIDADES
• Comunidad Autónoma: seleccionar Comunidad de Madrid
• Buscar: (teclear) Facultad de Ciencias y seleccionar

  Administración de la Facultad de Ciencias

  (Universidad Nacional de Educación a Distancia)

Cuando el ciudadano presenta en un registro administrativo solicitudes, escritos o comunicaciones, el personal de dicho registro, sea cual sea el órgano destinatario, expedirá en ese mismo momento un recibo que tiene la función de acreditar la presentación del documento de que se trate ante la Administración. Cuando la documentación haya sido digitalizada, este recibo debe ser entregado al ciudadano para que tenga constancia de los datos de la documentación en formato electrónico, puesto que en este caso, la documentación en formato físico le es devuelta y no será utilizada en la tramitación del correspondiente procedimiento. El recibo se almacena en el sistema informático de registro, y puede consultarse su validez en sede electrónica al contar con un código seguro de verificación (CSV).

Copia electrónica auténtica: es el documento digitalizado que ha sido cotejado con el original y tiene su misma validez jurídica. Este será el valor indicado en el proceso de digitalización por parte de la oficina de registro de los documentos originales en papel presentados por el ciudadano que han podido cotejarse con los originales.

Copia: es el documento digitalizado sin estar cotejado con el original y no tiene su misma validez. Este será el valor indicado en el proceso de digitalización, por parte de la oficina de registro, de las copias presentadas en papel por el ciudadano que no hayan podido ser cotejadas con los documentos originales.

Los documentos deberán ser digitalizados por la oficina de registro en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, excepto en aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados, o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización. Se entiende por digitalización el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico, en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.