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El deber de informar. Cláusulas y obligación informar al interesado

   

El deber de informar. Cláusulas

El Reglamento Europeo General de Protección de Datos (en adelante, RGPD), de 2016, aplicable a partir del 25 de mayo de 2018, es una norma de aplicación directa en toda la Unión Europea, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. El RGPD introduce novedades y obligaciones, a la actual Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y al Reglamento RD-1720/2007, que la desarrolla, produciendo una serie de cambios, a los cuales es necesario adaptar los actuales tratamientos.

En virtud del principio de transparencia (art.12 del RGPD) el responsable del tratamiento tiene la obligación de informar a los interesados acerca de las circunstancias y condiciones del tratamiento de datos a efectuar (art. 13 y 14 del RGPD)

¿Qué cambia el RGPD sobre el deber de informar?

La LOPD exige:

  • La identidad y datos de contacto del Responsable del tratamiento
  • La existencia de un fichero, su finalidad y destinatarios
  • El carácter obligatorio o no de la respuesta y sus consecuencias
  • Posibilidad de ejercitar los derechos ARCO

El RGPD añade: requisitos adicionales en cuanto a la necesidad de informar a las personas interesadas, generalizando el concepto de “Tratamiento”

  • Datos de contacto del Delegado de Protección de Datos
  • La base jurídica o legitimación para el tratamiento
  • El plazo o los criterios de conservación de la información
  • La existencia de decisiones automatizadas o la elaboración de perfiles
  • La previsión de transferencias a terceros países
  • El derecho a presentar una reclamación ante las Autoridades de Control

¿Quién y cuándo debe informar?

Quién: el Responsable del Tratamiento

Cuándo: en el momento en que se soliciten los datos, previamente a la recogida o registro, si es que los datos se obtienen directamente del interesado.

¿Dónde y cómo informar?

Dónde: formularios en papel, formularios web y datos de la actividad personal

Cómo: con un lenguaje claro y sencillo; de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso

Información por capas. Para hacer compatible la mayor exigencia de información que introduce el RGPD y la concisión y comprensión en la forma de presentarla, se recomienda adoptar un modelo de información por capas o niveles

  • INFORMACIÓN BÁSICA: primer nivel
    Se recomienda presentar siempre la siguiente información: “Responsable”, “Finalidad”, “Legitimación”, “Destinatarios” y “Derechos”
  • INFORMACIÓN ADICIONAL: segundo nivel
    Se presenta detalladamente el resto de las informaciones, en un medio más adecuado para su presentación, comprensión o archivo

Por ello, a los efectos de cumplir con los citados preceptos, todos los impresos normalizados a través de los cuales se recaben datos de carácter personal deberán incorporar la correspondiente cláusula informativa.

Resulta esencial, en este sentido, la colaboración de los usuarios de la Universidad para detectar aquellos impresos que no contengan el texto legal necesario o, bien, resulte insuficiente.

En caso de detectar formularios que no incorporen las cláusulas antes mencionadas, puede comunicarlo al Departamento de Política Jurídica de Seguridad de la Información:

E-mail: dptojuridicoseguridad@adm.uned.es
Tfno.: 91 398 7490 / 91 398 7519