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UNIDAD DE MEDIOS TÉCNICOS (Salas y Videoconferencias)

Protocolo del servicio de apoyo técnico a salas (leer antes de enviar la solicitud)

  • Reservar la sala, según el procedimiento que tenga cada sala (*).
    • Importante: La solicitud de medios técnicos no implica la reserva de la sala, sólo la petición de apoyo técnico. El organizador deberá realizar previamente la reserva de la sala en el Departamento o Facultad correspondiente. 
    • Puede consultar esta información en nuestra página de Información y Reserva de Salas. Donde además se podrá consultar si la sala es autónoma (el ponente puede seguir unas instrucciones in situ) o si por el contrario, precisa obligatoriamente la presencia de un técnico.
    • Tenga en cuenta que algunas salas requieren calefacción o aire acondicionado, y este servicio debe ser solicitado a la OTOM.
    • Si la hora de finalización de un evento está prevista cerca del final de la jornada oficial, deberá notificarse a los vigilantes de los edificios, a través del Departamento de Servicios Generales y Contratación de la UNED. tel: 7415 / 7412
    • Si está previsto que al evento acudan personas que no tienen cuentas de usuario @UNED, recomendamos también que se solicite constraseñas wifi para invitados.
  • Solicitar apoyo de medios técnicos, si fuera necesario, a través del formulario de apoyo a salas, siguiendo las instrucciones que figuran más abajo.
  • Esperar el email de aceptación que enviará la Unidad de Medios Técnicos. Una vez recibido, se podrá proceder a la convocatoria con la garantía del servicio de medios técnicos.
  • La viabilidad del apoyo estará condicionada por la disponibilidad de los recursos técnicos y humanos. La aceptación o la desestimación de la solicitud se notificaran al usuario mediante correo electrónico desde la unidad de Medios Técnicos.
  • Cualquier modificación, incluso la cancelación del acto, deberá notificarse a Medios Técnicos, utilizando preferiblemente el código de identificación (ID) del evento asignado en momento de la solicitud.

Las solicitudes de apoyo de medios técnicos se realizarán a través del Formulario de apoyo a salas, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

  • PLAZO DE SOLICITUD: El usuario realizará la solicitud con una antelación mínima de 10 días al evento. No podemos garantizar el servicio si las peticiones se realizan fuera de plazo, o si se produce una modificación (ampliación) de horario fuera de este plazo.
  • LUGAR: Solo se atenderán eventos en los edificios de la Sede Central (Bravo Murillo, Las Rozas, campus de Juan del Rosal y campus de Senda del Rey).
  • HORARIO: El horario del servicio es de 08:00 a 20:30 horas de lunes a viernes y de 08:00 a 14:30 horas los sábados. Los sábados tarde, domingos y festivos no se atenderán servicios. En la solicitud se deberán especificar los horarios reales en los que tendrá lugar el evento. Los técnicos acuden con al menos media hora de antelación a la hora citada. Si trascurridos 15 minutos de la hora solicitada no se presenta un organizador, el evento se considerará CANCELADO..
  • PROGRAMA: Para agilizar los trámites, deberá rellenar todos los datos que se le solicitan en el formulario de solicitud y adjuntar un programa del evento, con horarios, títulos de conferencias, ponentes y cargos (el programa es imprescindible en grabaciones y directos).
  • METADATOS: Para los servicios que requieren grabación y/o emisión en directo, es imprescindible aportar unos metadatos sobre el contenido, como por ejemplo la serie a la que pertenece dentro de Canal UNED.
  • GRABACIÓN Y DERECHOS DE IMAGEN: Para los servicios que requieren grabación y/o emisión en directo, y en los que puedan aparecer personas ajenas a la UNED, es necesario que rellenen un formulario de consentimiento. Ver más abajo la información sobre derechos de imagen.

ANULACIÓN: En caso de cambios o anulación del evento, el usuario deberá informar lo antes posible en el e-mail: medios.tecnicos@adm.uned.es. Esta comunicación anticipada evitará gastos innecesarios. Si es posible, indicar el número de identificación (ID) del evento, que se asignó en el momento de la solicitud.

Se recomienda que para aquellos actos que se graben, se solicite a los ponentes que no sean de la UNED, autorización por escrito, para que su intervención sea difundida por todos los medios disponibles.

  • Se recomienda que el ponente/organizador se persone al menos 30 minutos antes del comienzo del evento, en la sala o salón a utilizar, para realizar las pruebas necesarias y recibir las explicaciones oportunas. Los técnicos acuden a la sala con suficiente antelación. Si pasados 15 minutos del comienzo previsto para el evento no se presenta ningún organizador, y no hay ninguna notificación, el servicio solicitado se considerá CANCELADO.
  • La grabaciones que usen ordenador (PPT, Web, etc...), se grabaran en formato PIP (la presentación en el fondo y en una esquina el ponente, en un cuadrado pequeño), si desea grabar en otro formato, deberá indicárselo en persona al técnico, especificando si es todo el acto o un ponente en particular.
  • Para un buen funcionamiento del servicio, cualquier consideración al técnico, se realizará antes del comienzo del evento o en las pausas. En estos intervalos se realizarán las pruebas de portátiles y archivos de las presentaciones.
  • AVIP Webconferencia: el organizador invitará a los participantes y subirá las presentaciones a utilizar a la “sala virtual” correspondiente, con antelación suficiente a la fecha del evento.

Listado de Servicios

Los servicios ofrecidos en las distintas  salas de la UNED se resumen a continuación.

Equipamiento de audio necesario para garantizar que todos los asistentes reciben el audio de los ponentes con claridad. Son salas dotadas de sistema de microfonía y megafonía.

Salas dotadas de PC con conexión a Internet y herramientas ofimáticas habituales. Donde la imagen del PC se muestra en pantallas de gran formato, generalmente cañones de proyección, de modo que esta presentación puede seguirse por todos los asistentes a la sala.

VIDEOCONFERENCIA: Salas dotadas del equipamiento necesario para la conexión a través de AVIP Videoconferencia con cualquier otro participante (uno o varios) que disponga de sistemas  de AVIP Videoconferencia convencionales. Las Videoconferencias se podrán realizar tanto con sedes UNED como externas. Adicionalmente estas salas de Videoconferencia disponen de una Pantalla o Pizarra Digital Interactiva que permite al ponente poder actuar de forma interactiva sobre los contenidos del PC de la sala, utilizando para ello el software Pizarra Online.

WEBCONFERENCIA: Este sistema permite interconectar usuarios con conexión a Internet utilizando un navegador Web. Los participantes pueden intervenir en la sesión con audio/vídeo, además pueden visualizar una zona de trabajo compartido. Las salas destinadas a Webconferencia disponen de un PC con los siguientes periféricos:

  • Webcam
  • Micrófono con supresión de eco
  • Pantalla o Pizarra Digital Interactiva

Por lo tanto, este servicio no se ofrece desde los salones de actos, salvo que el ponente utilice un equipo portátil propio.

Los usuarios podrán solicitar la Grabación y/o Emisión en directo/diferido de los eventos, a través de CanalUNED. La grabación podrá ser de audio o de vídeo.

En el caso de grabación de vídeo, el formato normal será PIP (Imagen del ponente en un recuadro pequeño incrustado sobre la presentación) salvo que se indique lo contrario.

La UNED NO dispone de traducción simultánea. El organizador debería contratar una empresa de alquiler cuando requieran de este sistema. Además tendrán que contratar a los interpretes.

NORMAS DE SEGURIDAD: Información de seguridad relacionada con las salas a incluir en la documentación proporcionada a los asistentes por parte de los organizadores del evento objeto de la reserva consultar