Tramitación facturas

• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público
• Circular de la Gerencia de la Universidad de fecha 15 de diciembre de 2014

Este formato será obligatorio para todas las facturas por importe igual o superior a 1.000 € que sean emitidas por las siguientes empresas (art. 4 Ley 25/2013:

• Sociedades anónimas(CIF empieza por “A”
• Sociedades de responsabilidad limitada(CIF empieza por “B”)
• Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española(CIF empieza por “N”)
• Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria(CIF empieza por “W”)
• Uniones temporales de empresas (UTE)
• Agrupación de interés económico (AIE), Agrupación de interés económico europea (AEIE), Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, etc.

Las facturas digitales serán subidas por las empresas en el Portal FACe de la Administración General del Estado. En la página web https://face.gob.es/es/ se encuentra disponible para los proveedores toda la información necesaria sobre el procedimiento.

• Facturas por importe inferior a 1.000 € (IVA incluido)
• Facturas emitidas por personas físicas cualquiera que sea su importe

Tanto las facturas electrónicas como las facturas en soporte papel, deberán contener la siguiente información:

• Universidad Nacional de Educación a Distancia, CIF: Q2818016D
• Oficina contable
• Órgano gestor: se entiende como tal, el centro al que se le imputará el gasto. El responsable de este centro será el encargado de autorizar la factura
• Unidad tramitadora: la Administración de la Escuela, que será la encargada de gestionar y tramitar la factura.
• Órgano proponente: para los gastos con cargo a los presupuestos de los Cursos de PFP o Enseñanza Abierta, y Proyectos de Investigación. Esta información aparecerá: a) para las facturas digitales, en un cuarto campo no obligatorio denominado “Órgano proponente”; b) para las facturas en papel: a continuación de los códigos obligatorios indicados anteriormente.

Cada Departamento deberá indicar al proveedor los números de código de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora correspondiente, y en su caso, el órgano proponente. Las facturas que no contengan está información no podrán ser admitidas a trámite.

Todas las facturas pendientes de pago tendrán entrada en un registro administrativo en un plazo máximo de 30 días desde que fueron emitidas. Las facturas que hayan sido pagadas por el personal docente investigador también se entregarán en el registro:

• Las facturas electrónicas, en el Registro Electrónico Central (REC) de la AGE, a través del punto general de entrada de facturas electrónicas (FACE). Las facturas digitales se descargarán automáticamente en el Universitas XXI-ECO. En el caso de facturas digitales que, por diversos motivos no se hayan podido descargar en los justificantes de gasto de las unidades tramitadoras, el Servicio de Contabilidad revisará los errores producidos.
• Las facturas en papel, en el registro de la UNED (C/ Bravo Murillo 38 – 28015 MADRID) o según lo establecido en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992. El personal del Registro General remitirá las facturas a la Administración de la Escuela.

• En el caso de facturas digitales, realizarán una comprobación de que los datos estén completos y sean los correctos. Caso de no ser así, podrán rechazarlas realizando una anotación en el correspondiente justificante de gasto.
• En el caso de facturas en papel, generar inmediatamente un justificante de gasto, tanto si la factura es correcta como si no lo es. En el caso de las facturas incorrectas, serán devueltas a las empresas emisoras de las mismas por correo certificado con acuse de recibo.

• Desde Gestión Económica, se enviará una copia de cada factura correcta (tanto electrónica como en papel) para la confección de la Memoria Explicativa, Autorización de Gasto y Acta de Recepción.
• Completado el expediente económico, será remitido nuevamente a la Sección de Gestión Económica (gastos de proyectos de investigación) o al Negociado Económico (para el resto de los expedientes)