Convocatoria Representantes Estudiantes

Estas instrucciones se refieren a los gastos que financian la ASISTENCIA de los representantes de estudiantes a las reuniones de los órganos de gobierno de la Universidad y de la representación de estudiantes, a las que son convocados. En ningún caso la UNED se hará cargo de los gastos de los posibles acompañantes, si los hubiere. Cuando un representante de estudiantes haya confirmado su asistencia a una reunión y no acuda a ella, los gastos que pudieran generarse por la reserva de habitación y la manutención, así como por la posible anulación de billetes, correrán de su cuenta.

La convocatoria de las reuniones de Junta de Facultad, Escuela o las reuniones de Departamento, así como la tramitación de los gastos en que se incurran por todas ellas y la expedición de los certificados de asistencia en lo relativo a representantes de estudiantes, se realizarán por las Facultades, Escuelas y Departamentos respectivos.

En este sentido, los representantes utilizarán el formulario de petición de servicios a Halcón Viajes, adjuntando documentación acreditativa de la reunión a celebrar (convocatoria formal, correo electrónico del órgano convocante o similar) y siguiendo las “Instrucciones de funcionamiento y solicitud de servicios” publicadas en el sitio web de Gerencia.

Cuando sean convocados, los representantes de estudiantes deberán confirmar su asistencia a la reunión de la manera que se indique en la convocatoria, a los efectos de preparar la tramitación del gasto correspondiente. Para que se pueda reservar alojamiento a través de los Servicios Administrativos de la Universidad o, en su caso, la Agencia Halcón Viajes, el representante deberá confirmar su asistencia en el plazo indicado en la convocatoria, no pudiendo garantizarse la reserva en caso de que confirme con posterioridad. Tal y como se ha señalado con anterioridad, cuando un representante de estudiantes haya confirmado su asistencia a una reunión y no acuda a ella, los gastos que pudieran generarse por la reserva de habitación, la manutención y el desplazamiento correrán de su cuenta.

La condición para que un representante de estudiantes que ha sido convocado a una reunión en calidad de tal perciba los gastos será la asistencia a la misma, que se acreditará mediante certificado expedido por el órgano que realiza la convocatoria. Además, el representante deberá haber enviado los justificantes de gastos y, en su caso, la declaración de itinerario en el plazo de 15 días al órgano responsable de la tramitación.

Alojamiento y Manutención

Las cantidades máximas por las que Halcón Viajes efectuará las reservas comprenderán el alojamiento (hasta un importe total máximo de 62,93 euros por persona y día de reunión) y la manutención: desayuno hasta un importe máximo de 3,68 euros por persona y día; comida y cena hasta un importe máximo de 11,49 euros cada una de ellas por persona y día). Todos los importes citados se entenderán con el IVA incluido.

En caso de que la reserva efectuada por la UNED para la convocatoria no comprendiera todos o alguno de los servicios de manutención, se reembolsarán al representante de estudiantes los gastos de manutención con el límite establecido en el párrafo anterior.

Si la reunión se prolongara y finalizara en una hora posterior a las 20:00 horas, el representante tendrá derecho al alojamiento y cena de ese día y al desayuno del día siguiente.

Será la empresa que preste el servicio quien facturará a la Universidad el importe correspondiente y se pagará como máximo el importe autorizado por los conceptos de alojamiento y manutención.

Los representantes de estudiantes residentes en la provincia donde se celebre la reunión percibirán, en su caso, exclusivamente el importe en concepto de manutención, salvo circunstancias excepcionales previamente autorizadas por el Vicerrectorado de Estudiantes u órgano convocante competente.

Sólo se abonarán las comidas de los días de reunión, corriendo por cuenta del estudiante los gastos de manutención ocasionados durante el viaje.

En caso de concurrencia de dos reuniones celebradas con un intervalo de tiempo igual o inferior a veinticuatro horas y a las que tenga que asistir un mismo representante de estudiantes, este podrá permanecer alojado a cargo de la UNED durante dicho tiempo y no regresar a su localidad de residencia, previa autorización del Vicerrectorado. En cualquier caso, el importe será el correspondiente a alojamiento y manutención, no pudiendo procederse al pago de desplazamiento por el día intermedio entre ambas reuniones.

La Sección de Apoyo I (Participación de estudiantes) comunicará mediante nota interior a los Administradores de Facultades y Escuelas la relación de estudiantes citados a las diversas reuniones convocadas por el Vicerrectorado de Estudiantes para facilitar la coordinación de desplazamientos, con objeto de que el representante de estudiantes haga un único viaje para asistir a dos reuniones. En caso de coincidencia de reuniones, la tramitación del gasto correspondiente se efectuará por la Sección de Apoyo I (Participación de estudiantes).

Desplazamiento

Se gestionará a través de Halcón Viajes la asistencia de los representantes de estudiantes a una reunión si utilizan los siguientes medios de transporte:

• RENFE (clase turista de día, o litera si el viaje es nocturno)
• Autobús interurbano
• Avión (clase turista)
• Helicóptero (para residentes en Ceuta)
• Barco (tipo ferry, para desplazamientos interinsulares y desde Ceuta y Melilla a la península)

Se reembolsarán los importes por los gastos ocasionados, en el caso de los siguientes medios de transporte:

• Vehículo particular (cuando esté debidamente justificado)
• Taxi o billete de autobús o metro sencillo

• Con carácter general, se utilizará el transporte público para los desplazamientos, siendo excepcional el uso del vehículo particular, que solo debe emplearse cuando sea la alternativa más económica o concurran circunstancias que lo justifiquen debidamente; a estos efectos, se entregará una memoria justificativa para obtener conformidad del Vicerrectorado de Estudiantes o del órgano responsable de la tramitación y pago de los gastos. Por otro lado, la solicitud de emisión de billetes deberá realizarse con la antelación mínima de 5 días, lo que permitirá encontrar billetes más económicos.

  La utilización del avión, si supone transbordo, debe ser autorizada expresa y previamente al desplazamiento por el órgano convocante. Es decir, no podrán utilizarse dos aviones si no es autorizado previamente, si bien es posible combinar el avión con otros medios de locomoción.

  El abono del gasto por desplazamiento se justificará con el envío de los billetes originales utilizados y, en su caso, el envío de la declaración de itinerario, además de un escrito en el que conste fecha y denominación de la reunión. Este envío se hará llegar, en el plazo de 15 días hábiles a partir de la celebración de la reunión, a la Secretaría del Consejo Social, Sección de Apoyo I o Administradores de Facultades y Escuelas según el órgano convocante.

  En el caso de que el representante de estudiantes haya utilizado vehículo particular deberá presentar declaración de itinerario en idéntico plazo, y se le abonará el importe de 0,19 euros por kilómetro recorrido, ida y vuelta, desde su localidad de residencia a la de la reunión, además de los peajes. Se abonarán igualmente los gastos de parking que se produzcan en el lugar de celebración de la reunión. Todos los gastos anteriores deberán justificarse mediante declaración de itinerario y tickets de peaje y parking, enviada a la sección correspondiente en el plazo de 15 días hábiles.

  Los representantes de estudiantes residentes en la provincia donde se celebre la reunión, percibirán los gastos de desplazamiento correspondientes de acuerdo con los criterios anteriores. Podrán abonarse desplazamientos en taxi a los representantes de estudiantes, hasta o desde las estaciones de ferrocarril, autobuses, puertos y aeropuertos, para lo que deberán aportar los recibos correspondientes. Respecto al uso del taxi, debe limitarse a aquellos casos en que no sea posible utilizar el transporte público, bien por cuestión de tiempo o bien porque el recorrido se realice fuera de los horarios habituales de transporte público. Para la tramitación y abono, deberá presentarse el recibo oficial original utilizado, donde se hará constar los siguientes datos: identificación personal del estudiante, recorrido (origen y destino), hora de inicio y terminación, fecha e importe del servicio realizado. No se aceptarán recibos que no contengan estos datos.

  No procederá la tramitación y abono del recibo de taxi en los siguientes supuestos:

• Si se presenta declaración de itinerario en vehículo particular desde la localidad de residencia hasta la de celebración de la reunión.
• Cuando haya optado libremente por alojarse por sus medios en un lugar distinto del reservado por la Agencia de Viajes que preste sus servicios a la UNED, y la reunión se celebre en el lugar determinado por el Centro convocante.
• Cuando resida en la misma localidad de celebración de la reunión.
• Cuando el acceso a la estación, aeropuerto o puerto más cercano pueda hacerse mediante un servicio público (ferrocarril o autobús interurbano), excepto en los casos en los que el horario de apertura del mismo no lo permita

Billetes facilitados por la Agencia de Viajes.

Cuando un representante de estudiantes haya solicitado un billete a través de la Agencia de Viajes y, por circunstancias sobrevenidas, no pueda asistir a la reunión para la que ha sido convocado, deberá anularlo con la máxima antelación posible, conforme a las normas vigentes en cada momento de las respectivas compañías de transporte.

Los recargos impuestos por la compañía que presta el servicio o los gastos generados por la anulación correrán, en todo caso, por cuenta del representante de estudiantes.

Anulación de convocatoria.

Si el órgano convocante o el Vicerrectorado de Estudiantes, en el caso de las reuniones autorizadas por este, desconvocara la reunión, los gastos que pudiera tener el representante de estudiantes por devolución de billetes le serán abonados tras su justificación.

Plazo de reclamaciones

Contra las liquidaciones por asistencia y desplazamiento a reuniones de representación de estudiantes, el interesado podrá presentar reclamación ante el órgano convocante en el plazo de 15 días hábiles desde la recepción de la liquidación mencionada.

• Autorización de Gastos
• Certificado de asistencia a la reunión
• Declaración de itinerario
• Factura de alojamiento
• Justificantes originales de los gastos de desplazamiento
• Impreso de liquidación de gastos