TRAMITACIÓN DE COMISIONES DE SERVICIO
Universidad Nacional de Educación a Distancia

 

   Área de Investigación

Tramitación de Comisiones de Servicios en el Área de Investigación

La autorización de comisiones de servicio cuya finalidad sea la asistencia a Congresos, Seminarios y Reuniones Científicas o cualquier actividad relacionada directamente con proyectos de investigación o contratos, celebrados al amparo del Artículo 83 de la Ley Orgánica de Universidades (Ley 6/2001, de 21 de diciembre), corresponde al Vicerrector de Investigación, por delegación del Rector, y su gestión será realizada por la Sección de Investigación (Bravo Murillo nº 38, 5ª planta).Quedan excluidas del ámbito de competencia de este Vicerrectorado las comisiones de servicio que se financian con presupuesto propio de los Departamentos.

El procedimiento de tramitación de las comisiones de servicio presenta algunas diferencias en función de la fuente de financiación de los gastos originados en los desplazamientos; no obstante, la normativa genérica para todas las comisiones de servicio será tratada en primer lugar, al ser la más extensa y donde se recogen las aclaraciones al procedimiento. Las diferencias serán tratadas, a continuación y explicitando exclusivamente éstas.

  1. Normativa General aplicable a todas las fuentes

Son comisiones de servicio con derecho a indemnización los cometidos especiales que se deban desempeñar fuera del término municipal del lugar de residencia oficial. Su autorización conlleva el derecho a percibir las indemnizaciones establecidas en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio y sucesivas modificaciones, por los gastos derivados de viaje y dietas (alojamiento/manutención), con los requisitos legales establecidos en la citada legislación. Asimismo, se podrán reembolsar los gastos de inscripción en Congresos, Seminarios y Reuniones Científicas (ver apartado "Inscripción").

Toda comisión con derecho a indemnización, salvo casos excepcionales, no durará más de un mes en territorio nacional y de tres en el extranjero.

El personal de la UNED con autorización para viajar está cubierto por un seguro de asistencia en viaje con la compañía Europ Assitance, cuyo contrato tiene la referencia 8C4 (Seguro de Asistencia de Viaje). Teléfonos de asistencia: 902 158585 (desde España), (+34) 91 5149900 (desde el extranjero, a cobro revertido), fax: (+34) 915149950. 

Con objeto de disponer de las comisiones de servicio debidamente autorizadas antes del inicio de los desplazamientos, éstas deberán solicitarse con una antelación mínima de 15 días y máxima de 3 meses, excepto en casos justificados. En cualquier caso, será necesaria tramitar la correspondiente comisión de servicio para percibir las indemnizaciones oficiales (Modelo I05). Cuando, por razones excepcionales, el interesado no haya podido tramitar la solicitud antes del desplazamiento, será necesario que explique el motivo, por escrito.

Es imprescindible cumplimentar todos los apartados del impreso, ya que la falta de información de los datos solicitados produce un considerable retraso en la tramitación (devolución de la documentación o la necesidad de consultar con el interesado):

  • datos completos del solicitante

  • objeto de la actividad a realizar en el marco de la ayuda, proyecto o contrato en el que se desea financiar el desplazamiento

  • lugar de destino

  • fechas de salida y regreso

  • medio de locomoción (si se prevén, asimismo, gastos de taxi y/o garajes, con las limitaciones legales detalladas en la normativa vigente

  • fuente de financiación: se detallará la referencia o denominación de la ayuda, proyecto o contrato, así como la fecha y firma del solicitante y los conceptos por los que se solicita indemnización: inscripción, viaje, dietas, alojamiento, manutención. (Cuando se solicite indemnización exclusivamente por uno de estos apartados, solamente alojamiento, o solamente manutención, será necesario añadir la casilla "sólo alojamiento" o "sólo manutención".)

  • la solicitud será firmada por el solicitante, el Responsable principal o Director de la ayuda, proyecto o contrato y por el Director del Dpto. correspondiente. En el caso de que el solicitante sea Director del Dpto., la solicitud será firmada por el Decano o Director de Escuela.

El solicitante recibirá una "fotocopia diligenciada" de su comisión de servicio, autorizada por el Vicerrector de Investigación de acuerdo con los datos recogidos en la comisión. Si el "comisionado" necesitara efectuar alguna variación del desplazamiento originalmente autorizado (por ejemplo: fechas de salida y regreso, localidad de destino, medio de transporte, etc.), deberá comunicarlo a la Sección de Investigación, por escrito, con el Vº Bº del Director del Departamento, para que aquélla pueda ser tenida en cuenta en el momento de realizar el pago de las indemnizaciones.

El original de la comisión de servicio será enviado al/los centro/s de pago correspondiente/s de la Universidad, en función de la/s fuente/s de financiación elegida/s, que se relacionan a continuación (*):

  1. Proyectos y Contratos de Investigación: Habilitada de Investigación. Sección de Investigación. C/ Bravo Murillo nº 38, 5ª planta.

  2. Otro organismo oficial o privado o la propia organización del congreso: Solicitante.

  3. Ayudas del Vicerrectorado de Investigación para la asistencia a congresos, seminarios y reuniones científicas: Administrador de la Facultad.

(*) Cuando un desplazamiento se tramite con cargo a varias fuentes de financiación, se remitirá desde la Sección de Investigación una copia diligenciada de la comisión de servicios al otro Centro de gasto.

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Anticipo

El comisionado podrá solicitar el cobro de un anticipo de los gastos previstos en el desplazamiento, una vez autorizada la comisión de servicio, siempre que esta solicitud se haga con antelación suficiente, que no será inferior a una semana.

El importe del anticipo será del 80% de las cuantías máximas oficiales en concepto de dietas (alojamiento, manutención), en función del país de destino. Respecto a los gastos de viaje (locomoción), la indemnización a percibir por el uso de vehículo particular será de 0,19 € por kilómetro. Cuando el viaje se realice en transporte público, se indemnizará por el importe del billete o pasaje utilizado, mediante la presentación de la fotocopia del billete donde conste el precio o si éste no constara, factura original de la compañía de transporte o agencia de viajes.

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Justificación

Una vez realizada la comisión de servicio, y dentro del plazo de diez días, el interesado habrá de presentar ante el centro de pago o Habilitación correspondiente, en función de la fuente de financiación autorizada, los siguientes documentos:

  • Declaración del itinerario seguido, con indicación precisa de los días y hora de salida y llegada, fecha y firma del interesado.

  • Los gastos de alojamiento se justificarán con la factura original, expedida por los correspondientes establecimientos hosteleros, que deberá contener, además del nombre o denominación completa, domicilio y código de identificación fiscal de la empresa; fechas de alojamiento, relación de los servicios prestados con sus respectivos importes, con la especificación reglamentaria del IVA. Cuando el hotel se contrate a través de una agencia de viajes, la justificación se efectuará con la factura original de la citada agencia, con los mismos requisitos anteriormente citados, unida al documento acreditativo de la prestación del servicio de alojamiento emitido por la empresa hostelera correspondiente, en el que deberán constar los datos exigidos al inicio de este párrafo. En estos casos en los que, habiéndose contratado el alojamiento a través de una agencia de viajes, el establecimiento hostelero no proporcione el documento acreditativo de la prestación del servicio, se podrá sustituir este documento por una declaración del interesado, según el Modelo I33 .

  • La manutención se justificará mediante la declaración de itinerario y el certificado de asistencia.

  • Billetes originales del transporte público utilizado, así como los justificantes originales de peajes, taxis, garajes, siempre que se hubiese autorizado su utilización en la comisión de servicio.

  • Recibo o factura original del pago de inscripción, en su caso.

  • Certificado de asistencia, relativo al período total autorizado, expedido y firmado por la propia organización del congreso o reunión científica. En el caso de no poder aportar éste, dicho certificado será expedido y firmado por la autoridad académica superior del titular del desplazamiento. Se podrá admitir copia diligenciada, si el titular del desplazamiento quiere conservar el documento original.

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Inscripción

La inscripción será abonada por el "comisionado", que remitirá para el reembolso de su importe, un recibo original del pago, expedido por el organismo oficial, al centro de pago correspondiente de la UNED, en función de la fuente de financiación elegida. El citado recibo original podrá ser aportado tanto en la fase de anticipo, si ya se dispone de este documento, como en la de justificación de los gastos del desplazamiento.

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Tipos de Comisión de Servicio

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    A.1. COMISIONES DE SERVICIO CON CARGO A AYUDAS DE INVESTIGACIÓN, PROYECTOS Y CONTRATOS DE INVESTIGACIÓN , ART. 83 LOU

    El original de la comisión de servicio se quedará en la Sección de Investigación, siendo realizado el pago por la Habilitada de Investigación.

    Los Directores e Investigadores principales de ayudas, proyectos o contratos deberán tener en cuenta, en cada caso, las condiciones específicas existentes por parte de los organismos subvencionadores externos.

    • En el apartado 2 del impreso, será necesario detallar la actividad a realizar en el marco de la ayuda, proyecto o contrato con el que se desee financiar el desplazamiento (Modelo I05).

    • En el apartado 4, Fuente de financiación, se detallará la referencia o denominación de la ayuda, proyecto o contrato, así como la fecha y firma del solicitante y los conceptos por los que se solicita indemnización: Inscripción, Viaje, Dietas (alojamiento, manutención. Cuando se solicite indemnización exclusivamente por uno de estos últimos apartados, solamente alojamiento o solamente manutención, será necesario añadir a la casilla "sólo alojamiento" o "sólo manutención").

    La solicitud será firmada por el Responsable principal o Director de la ayuda, proyecto o contrato y por el Director del Dpto. correspondiente. En el caso de que el solicitante sea Director del Dpto., la solicitud será firmada por el Decano o Director de Escuela.

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    A.2 y A.3. COMISIONES DE SERVICIO CON CARGO A OTRO ORGANISMO OFICIAL O PRIVADO O LA PROPIA ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO.

    El original de la comisión de servicio será enviado al propio solicitante, archivándose una copia en la Sección de Investigación.

    • En el apartado 2 del impreso, será necesario indicar la actividad a realizar (Modelo I05).

    • En el apartado 4, Fuente de financiación, se indicarán los conceptos que serán indemnizados por el organismo externo a la UNED: Inscripción, Viaje, Dietas.

    La solicitud será firmada por el solicitante y el Director del Dpto. correspondiente. En el caso de que el solicitante sea Director del Dpto., la solicitud será firmada por el Decano o Director de Escuela.

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    A.4.COMISIONES DE SERVICIO AL FONDO DEL VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN DE AYUDAS PARA LA ASISTENCIA A CONGRESOS Y REUNIONES CIENTÍFICAS.

    Ver convocatoria: BICI 18, 13 de febrero de 2006

    OBJETIVO DE LA CONVOCATORIA

    Fomentar la participación activa de profesores, investigadores y becarios de investigación en período de formación de la UNED en Congresos y Reuniones de carácter científico acreditado, nacionales e internacionales, mediante la presentación de ponencias, comunicaciones orales, sesiones de trabajo (workshops) y panales (posters).

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    SOLICITANTES

    Podrían solicitar estas ayudas los profesores e investigadores de la UNED a tiempo completo y becarios de investigación en período de formación (en este último supuesto, siempre que la ponencia o comunicación presentada sea sobre la tesis o el trabajo de investigación que estén realizando, adjuntando en tal caso memmoria justificativa del Director de la beca o proyecto de investigación).

    Ver apartado de Aclaraciones

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    CUANTÍA DE AYUDA

    El importe de estas ayudas será emitido por la Comisión de Doctorado e Investigación, de acuerdo con las disposiciones presupuestarioas y en función del lugar en que se desarrolle la actividad y duración del desplazamiento. En cualquier caso, no será superior a los módulos siguientes:

      España:

      • Hasta 400 kms: 300,00

      • Más 400 kms: 400,00

      Canarias y Baleares: 500,00

      Portugal: 500,00

      Otros países europeos: 600,00

      Otros continentes: 900,00

    La percepción de estas ayudas implica que el beneficiario podrá utilizar exclusivamente una segunda fuente de financiación para este mismo congreso o reunión.

    Ver apartado de Aclaraciones

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    FORMALIZACIÓN DE SOLICITUDES

    Plazos de presentación de solicitudes

    Se realizarán tres evaluaciones para las cuales los plazos de presentación serán las siguientes:

      -Del 15 al 30 de abril de 2006

      -Del 1 al 15 de junio de 2006

      -Del 1 al 15 de octubre de 2006

    Los solicitantes se presentarán a través de las Secretarías de los Departamentos a los que pertenezcan los profesores solicitantes, que comprobarán que las solicitudes cumplen todos los requisitos de la presente convocatoria.

    Ver apartado de Aclaraciones

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    A la solicitud de ayuda deberá adjuntarse la siguiente documentación

      -Impreso de solicitud Modelo I31B

      -Solicitud de autorización de desplazamiento para asistencia a Congresos y Reuniones Científicas Modelo I31.A

      -Documento que acredite la aceptación de la ponencia o trabajo a presentar y copia del resumen del mismo

      -Información oficial sobre el Congreso, en la que consten las fechas y lugar de celebración, que permita la Comisión de Doctorado e investigación valorar la relevancia del mismo

    Ver apartado de Aclaraciones

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    EVALUACIÓN Y RESOLUCIÓN

    La Comisión de Doctorado e Investigación de la UNED será la encargada de llevar a cabo el proceso de valoración de las solicitudes presentadas en cada uno de los períodos establecidos, y resolverá en función de la disponibilidad presupuestaria y teniendo en cuenta los siguientes criterios:

      -Tendrán preferencia los solicitantes que se hallen en los estadios iniciales de la carrera docente y/o investigadora.

      -Relevancia científica del Congreso, tipo de participación (ponencia, workshop, posters) y ayudas conseguidas por el solicitante para el Congreso en cuestión y en ocasiones anteriores.

      -En el caso de ponencias conjuntas, sólo se cubrirán gastos de uno de los participantes, al encargado presentarla; de no haber declaración expresa en otro sentido, se entenderá como tal al primer firmante.

      -En caso de remitir varias solicitudes para un mismo congreso con coincidencia de firmantes en los trabajospresentados, la Comisión de Doctorado e Investigación determinará el número de concesiones atendiendo a la relevancia del congreso y a la previsión de fondos presupuestados para este fin.

      -Sólo podrá cursarse una solicitud por año

      -Las ayudas se concederán para las actividades cuyas fechas de realizaciónestén comprendidas entre el 1 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de 2006.

      -La ocultación de datos, su alteración o cualquier manipulación de la información solicitada será causa de desestimación de la solicitud. En estos casos, se podrá estimar la inhabilitación para la percepción de cualquier otra ayuda o subvención del Vicerrectorado de Investigación, sin prejuicio de la obligación de devolución pertinente si se hubiese ejecutado el gasto.

    Ver apartado de Aclaraciones

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    PERCEPCIÓN DE LA AYUDA

    Una vez resuelta positivamente la solicitud, el Departamento de Investigación comunicará el interesado el importe de la ayuda concedida, así como la unidad que realizará el pago de la misma. El interesado comunicará a dicha Habilitación, mediante el Impreso I30

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    ACLARACIONES

    Aclaración sobre apartado "SOLICITANTES"

    Si el solicitante es becario, deberá adjuntar con su solicitud una memoria justificada del Director de la Beca o proyecto de investigación.

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    Aclaración sobre apartado "CUANTÍA DE LA AYUDA"

    Si el solicitante desea compatibilizar esta ayuda con los fondos de subvenciones/proyectos de investigación, deberá adjuntar un impreso de autorización de gasto (Impreso I01 ), firmada por el director del proyecto o subvención, en el que se fije la cuantía máxima que se desea gastar.

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    Aclaración sobre apartado "PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES"

    Comisión de Servicios ya autorizadas con otras fuentes de financiación: las comisiones de servicios autorizadas previamente a la publicación de esta convocatoria con otras fuentes de financiación, se liquidarán con cargo a la fuente señalada en la Comisión, quedando abierta la posibilidad de solicitar una bolsa de viaje en futuras asistencias a Congresos durante el año 2006.

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    Aclaración sobre apartado "A LA SOLICITUD DE AYUDA DEBERÁ ADJUNTARSE LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN"

    Será imprescindible presentar la solicitud con la documentación requerida en este apartado a través de las Secretarías de los Departamentos Docentes correspondientes.

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    Aclaración sobre apartado "EVALUACIÓN Y RESOLUCIÓN"

    Se recuerda que solamente podrá realizarse un solicitud al año.

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    Aclaración sobre apartado "PERCEPCIÓN DE LA AYUDA"

    El solicitante deberá conservar los justificantes del viaje para su posterior entrega al Administrador de su Facultad, a partir de que le haya sido comunicada la concesión de la ayuda.

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    A.5.COMISIONES DE SERVICIO AL FONDOS COMPARTIDOS CON CARGO A UNO DE LOS FONDOS ANTERIORES Y CON CARGO AL PRESUPUESTO DE UN DEPARTAMENTO.

    En estos supuestos la solicitud original deberá ser enviada a la Sección de Investigación por el interesado, con el Vº Bº del Director del Departamento y la firma del Administrador de la Facultad/Escuela, certificando la existencia de fondos en el presupuesto del Departamento.

    Una vez autorizada, la Sección de Investigación remitirá el original de la Comisión de Servicio al Centro de gasto afectado.

    En el apartado 2 del impreso, será necesario indicar la actividad a realizar Impreso I05

    En el apartado 4, Fuente de financiación, se señalarán los conceptos que se cargan a cada uno de los fondos, teniendo en cuenta que no es posible dividir en dos fuentes de financiación un único concepto.

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